보고는 요약이다

 

'보고는 요약이다'를 읽고 정리한 내용을 공유합니다.

이 책을 선택한 이유

업무 보고서를 어떻게 적어야 하는지 직장 내 따로 가이드가 없어서 어려움을 겪었습니다. 보고서의 질을 높이는 데 도움이 될 것으로 생각해 읽게 되었습니다.

 

[보고는 요약이다 출처 : 교보문고]

책 소개

잘 이해하고, 설명하고, 요약하는 법

일머리와 공부 머리는 다르다. 사회에서 공부 머리와 일머리는 모두 필요하다. 공부 머리를 쓰는 사람은 한 번에 한 개 문제를 깊이 파고드는 반면, 일머리를 쓰는 사람은 동시에 여러 상황을 파악한다. 일머리가 좋은 사람은 계속 변하는 환경에 적응할 줄 안다. 상대의 말을 잘 이해하는 능력이 필요하다. 현장에서 인정받을 수 있는 사람은 그 능력과 경험을 다른 사람에게 제대로 전달할 수 있는 사람이다. 내용을 확실히 파악하고 요약하는 능력이 있는 사람과 그렇지 않은 사람의 차이는 크다. 요약력은 리더가 갖춰야 할, 갖추지 않으면 안 될 최고의 지적 무기다.

보고를 잘하려면 핵심을 정확하게 잡아라

 

회사에서 인정받는 사람들의 공통점

 

• 파악한 내용을 내 지식으로 만든다.
• 문제 상황을 관찰한다.
• 깨달은 지식을 실전에 적용하며 강화한다.

비즈니스 현장의 언어를 정확하게 알아듣는 일은 그 현장에서 생존하기 위한 첫걸음이다. 큰 그림을 그린다는 것은 해당 업무 전체를 보는 눈을 갖는다는 말이다. 다른 사람 말을 쉽게 이해할 열쇠는 바로 상대방 처지에서 생각해보는 것이다. 상대방 처지에서 생각한다는 것은 그의 동기를 분석한다는 뜻이다. 문제를 글로 표현하라. 글로 표현한 문제는 타인과 공유할 수도 있다. 내 행동을 중심으로 내용을 정리하라. 복잡한 설명을 들을 때는 중요 키워드를 순간순간 기록하라. 지식과 재능을 나누고 함께 성장하는 열린 네트워크를 갖춰야 한다. 질문은 양날의 검이다. 여러 사람이 같이 일할 때는 효율성을 위해 정해진 절차와 규범을 지켜야 한다. 배움을 통해 계속 변신하고 성장해야 일도 더욱 즐거워진다. 모든 지식은 제대로 분류하고 정리해야 오래 보관하고 활용할 수 있다. 본인의 일을 복기하고 무엇이 문제인지 파악해 개선하는 사람만이 현재 상황에서 한 발짝 더 나갈 수 있다.

 

심플한 생각 정리의 기술

보기 좋게 정리하려면 먼저 이를 위한 틀이 필요하다. 현장 정보를 종류에 따라 구분하고 정리하는 도구를 우리는 ‘프레임 Frame’이라고 부른다. 프레임이라는 틀이 있으면 우리는 주어진 정보를 적합하게 분류할 수 있을 뿐 아니라, 전체 그림을 위해 꼭 필요한데 지금은 빠져 있는 정보도 쉽게 확인할 수 있다. 프레임을 사용하는 사람은 본인의 커뮤니케이션이 왜 실패했는지 알 수 있다. 프레임을 통해 자신의 커뮤니케이션 스킬을 객관적으로 바라보고 계속해서 보완해 발전시킨 사람은 충분히 한 분야의 전문가로 성장한다. 프레임의 효과는 단기적으로도 관찰되지만, 장기적으로 축적되면 더 큰 힘을 발휘한다.

당신이 보고를 못 하는 데는 사소한 이유가 있다

예측할 수 없는 변수가 있다는 점, 그게 바로 이론과 실전의 가장 큰 차이다. 업무의 성공과 실패는 현장에서 결정된다. 어떤 상황까지 상상하고 예측해서 준비하는가가 당신의 실력이다. 모든 상황을 고려한 큰 그림을 먼저 이야기한다. 자료를 인용하는 것은 양날의 칼과 같다. 제대로 인용하면 주장에 큰 힘이 실리고, 내 정성과 노력이 빛난다. 그러나 그 인용이 엉터리라고 밝혀지면 내 주장은 한순간에 무너진다.

보고는 요약이다

기본이 중요하다. 보고하고 대화하는 모든 과정에서 상대가 이해할 수 있는 언어를 사용하고, 시간을 주는 배려심이 결국 핵심이다. 말하기 전에 내가 무엇을 얼마만큼 말하겠다 알려주는 것이 좋다. 그리고 효과 역시 훌륭하다. 숫자의 매력은 명확함이다. 말하고자 하는 바가 분명하다. 내 것에 대한 이해, 상대에 대한 이해, 각각의 문제를 연결하는 통찰, 이 세 가지 조건을 잘 갖출수록 좋다. 한 번의 실수에 기죽을 필요는 없다. 다만 실수가 잦아지지 않도록 문제를 돌아봐야 한다. 잘 쓴 제목은 내가 요구한 과제를 잘 수행했음을 한눈에 알게 해준다. 문서 제목은 상대방이 요구한 과제에서 시작해야 한다. 제목을 보는 순간 그 안에 담긴 내용이 이해되도록 정확하고 구체적으로 써야 한다. 한 문장밖에 되지 않는 제목에서도 마지막 부분에 어떤 단어로 끝맺는가로 문서 성격을 정확하게 정리할 수 있다. 글은 두괄식으로 써야 한다. 보고서의 첫 장을 넘기기 전에 상사가 문서의 핵심을 이해해야 한다. 좋은 문장은 상사가 내용을 쉽게 이해하도록 돕는다. 핵심 메시지를 요약해 상대가 한두 줄만 읽어도 궁금한 것을 바로 알게 하는 것이다.

 

‘핵심을 정확하게 잡고 정리해야 하며 상대방이 한눈에 이해할 수 있게 요약하라'
책에서 주장하는 핵심 내용이라 생각합니다.
직장인들은 읽어보면 도움이 될 책입니다.

 

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