글의 핵심 파악하기 : 보고는 요약이다

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[출처 : 교보문고]

사무실에서는 누구나 정신없고 바쁘다. 아무리 똑똑한 사람이라도 바로 어제 지시한 내용을 잊어버릴 수 있다. 이런 상황을 염두에 두면서 보고나 대화를 효율적으로 시작하는 방법은 무엇일까? 무엇보다 상대방이 사용한 언어를 다시 사용하는 것이 효과적이다. 가령 “어제 대리님께서 알아보라고 하신 내년도 경제 예측 관련 보고입니다”와 같이 말하는 것이다. 여기서 중요한 것은 ‘어제 당신이 내게 업무 지시를 했다’는 사실이 아니다. 중요한 것은 상대가 내게 업무를 요청하며 사용한 단어나 문구 또는 표현이다. 자신이 사용한 업무 관련 단어를 다시 들었을 때 상대는 이전에 지시한 상황과 내용을 떠올리기 쉽다. 또 상대가 사용한 단어를 다시 쓰면, 그 정확한 뜻을 설명할 필요도 없다. 또 다른 방법은 상대방이 이미 아는 관련 정보를 끌어와 이야기하는 것이다. “지난번에 제작한 팀 단체복 어떠셨습니까? 이번에도 비슷한 단체복을 만들자는 의견이 있습니다.” 이렇게 말하면 제안 내용 이해는 물론 공감대 형성도 쉽다. 훨씬 쉬우면서도 효과적으로 보완할 수 있는 방법도 있다. 대화를 시작할 때 충분히 느리게 말해보자. 특히 상대방이 내 말을 잘 이해하고 있는지 얼굴 표정을 잘 관찰해보기를 추천한다. 상대방이 충분히 이해하고 공감할 수 있도록 약간의 시간을 주라는 뜻이다. 기존에 사용한 언어를 다시 쓰는 것, 말머리를 쓰는 것, 기존 사례를 이용하는 것, 천천히 말하는 것, 이 모든 것의 공통분모는 ‘상대방’이다. 보고하고 대화하는 모든 과정에서 상대가 이해할 수 있는 언어를 사용하고, 시간을 주는 배려심이 결국 핵심이다. 그 배려가 부드러운 의사소통이라는 열매로 되돌아올 것이다.

출처 : <보고는 요약이다>, 박준서, 김용무

 

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